花费大量精力却没达到预期的效果该如何提高工作效率呢？

相信很多小伙伴们或多或少都会有这样的感觉，在工作上有时候花费了大量的时间和精力却没有达到预期的效果的，这也许就是工作效率低的表现。那么该如何提升工作效率呢？可以看下一些提高工作效率方法的书籍、借鉴一下别人成功方法，最重要的是要摸索出一套适合自己的方法。

来源：职场正经  作者：喻德武


如何提升工作效率？这个课题很大，无数企业的管理者和职场人士都很感兴趣，也都有不同的经验、方法和见解，因为提高效率意味着会增加工作产出，进而提升企业劳动生产率。


如果你是个企业管理者，提升工作效率可以从两方面入手，一方面是组织效率，另一方面是个人效率，二者息息相关。


组织好比运转的机器，而个人是组织上的一个环节，组织效率不高个人效率也很难提升，即便你有心也会无力，因为你的步子走的太快，就会跟组织的步调不一致。反之，个人效率不高，也会拖组织效率的后腿。


组织效率提升又取决于以下几点：一是基础设施。类似于高速公路，比方说，这个组织的信息化水平（ERP、CRM等）如何？具不具备高效运转的条件？二是工具。俗话说，“工欲善其事必先利其器”，高速公路建好了，你总不能开着拖拉机上去吧？类似于工作所必备的工具，比如电脑，性能上要强一些，配置上要好一些，运转速度要快一些，否则根本没办法提高工作效率。三是管理文化。你所在的组织工作方式如何？工作模式怎样？团队氛围好不好？有没有提高工作效率的激励措施？这些问题没有解决好，就不会形成相对固化的行为模式，就很难见到团队默契和一致性。


提升组织效率是一项大工程，远非说的这么简单，要经过从上到下，从管理层到员工，经过长时间努力磨合才能达到这样的效果。


再说如何提升个人工作效率，这方面的知识和技能就更多了，仅就书籍而言，就有几本很经典的著作，值得认真研读。比如说《卓有成效的管理者》、《高效能人士的七个习惯》、《奇特的一生》、《做时间的朋友》。这几本书给我的印象很深，让人读来颇有收获，至于其他提高个人工作效率方面的书籍、课程和分享，就更是不计其数了，确实有一些值得借鉴的好方法。


纵观这些书籍，方法林林总总，不一而足，但有一个共同的特点，就是从记录和统计你的时间消费开始，有的企业家或者教授靠秘书或助手记录，管理大师德鲁克坚持使用这个方法，每次回顾他的工作记录他都形容自己会“大吃一惊”。


当然，大多数人没有秘书怎么办？那只能靠自己记录和统计了，在这一方面有个代表人物，《奇特的一生》中的主角柳比歇夫，他坚持几十年如一日的进行时间消费统计，并且取得了巨大成就。


他一生发布了70余部学术著作，从分散分析、生物分类学到昆虫学等。业余时间研究地蚤的分类，还写过不少科学回忆录。各种各样的论文和专著，他一共写了五百多印张。五百印张，等于一万二千五百张打字稿。


他在短暂的一生当众所取得的成就是不是让你惊叹呢？而他之所以取得如此成就，据说就是仰仗于他所独创的时间消费统计法。

不过柳比歇夫用的方法很“老土”，就是类似于工作日志，写在本子上，最后装订成册。


现在有很多关于时间管理方面的软件，很好用，比如说iTimelog这款APP应用，我用的就比较顺手。


记录时间花费的好处，就是你会发现，很多事情的计划预估时间会远远低于实际所花费的时间，说明我们对很多看似熟悉的事情并没有十足的把握，另外，在实际执行当中还会碰到很多不可控的变化因素，比如策划一个方案，可能一愣神就会出错，或者有人插话，听了一些无谓的话，把话题岔开了，打断了自己的思路，这也会耽误时间。各种情况都会出现。


所以，你不记录自己的时间消费，却嚷着要提高工作效率，那是白搭。


还有一个问题是，提升工作效率的有些道理你是很明白的，比如分清轻重缓急，比如要坚持“要事第一”，但你会发现，实际执行起来却存在很大困难，原因何在呢？就是你分不清究竟什么是“要事”？比方说，你按计划要在今天下午必须完成一个课件的制作，因为明天一早你就要授课，但此时忽然接到老板电话，他让你去银行处理一件棘手的事情，你不得不面对选择，怎么权衡？你是告诉老板现在正忙没有时间还是跟老板商量一下能不能派其他人？假如是你碰到这种情况，你该如何处理？


你要管理自己的时间的前提是你能够主导自己的时间，你的事情你能够自主，否则说再多没用。


最后，有几个提高工作效率的小技巧，比如：


一、处理并行。参加一个没有多少实质内容的会议，完全可以用手机走一走工作审批流程，或者督促跟进一些工作事项。这样，既参加了会议，又处理了工作，可谓一举两得。


二、集中处理。琐事很多，或者做同一件事，对接很对人，结果今天办一件、明天办一件，还需要准备和调整，非常耗费时间，能不能通知在哪一天集中办理？


三、工作预判。重要的工作需要集中注意力，沟通上的琐事能不能主动去找人解决？还比方说，除非特别紧急情况，一般情况下不接电话，然后主动回过去集中处理。等等。