如何远程办公效率最高？

推荐理由：疫情让很多公司不得不远程办公，那么如何组织和安排远程办公才能效率最高呢？

来源：钛媒体

文｜宁宇

相对于绝大多数职场人士，我在远程办公方面的经验要丰富得多。一方面是因为我的常驻地和绝大多数同事不在同一个城市，确实有远程办公的需求；另一方面得益于华为的远程办公IT系统非常好，可以让远程办公也能达到比较高的效率，所以各种远程办公的使用频率也非常高。

如今为了安全，很多企业都选择了远程办公甚至居家办公的模式，我觉得可以把自己的经验和体会分享下，如何能让远程办公效率更高，体验更好。

合理安排时间，营造办公氛围

集中办公效率高，不仅是因为员工要准时打卡，更是因为很多无形的因素组合在一起形成的，尤其是周围的同事都在工作，自然而然形成了专心工作的办公氛围。

如今大家都相互隔离，很难形成一起干活的办公氛围，在这种相互之间不影响的情况下，办公效率如何呢？不同生活状态，不同的工作内容，这个问题的答案并不一样。

年轻人，尤其是单身的码农，在家里写代码的效率往往比在单位还要高，不用在上下班的路上奔波，也没有杂七杂八的事情打扰，自由自在的状态下灵感迸发激情四射，可以在工作中保持良好的精神状态。

但对于大多数人来说，办公环境更复杂而混乱，尤其是有娃的家长，最近要奔波于家务和工作之间，苦不堪言。

我的经验是：能否高效办公主要取决于自己主观上的工作状态。除了因人而异的自觉性、主动性和耐性之外，办公氛围营造程度是影响工作状态的关键。

远程办公最好是有一个相对独立的空间，这样有助于聚焦注意力；条件达不到的话，就尽量接近常规的办公氛围，包括自己的妆容、坐姿、办公用品等，避免在床上或者沙发上等舒适的位置工作。总之，平时办公室越生活化越舒适，而在这种非常情况下，远程办公的环境越像办公室，工作状态越好。

还有一点很重要。远程办公是很难长时间保持专注的，所以需要根据自己的工作内容以及远程办公的特点，让工作状态做到张弛有度。通常情况下，这种主动性的调节靠时间合理安排。

我的经验是：把工作时间切割出完整时段和碎片化时间两种类型，其中完整时段优先安排会议讨论等协同性强的工作；剩下的完整时段用于研究、思考和学习；将碎片化的时间用来处理事务性事情。这样完整的时段可以专注工作，再与碎片时间有机结合，也可以形成有效的办公氛围。

所以说，如果做好时间规划和工作安排，不要说远程办公了，就是居家办公的效率未必比集中在办公室低，因为办公的时间可以更长，环境更放松，可以自主腾挪的空间更大。反之，如果时间安排得不合理，办公氛围营造得不够，生活和工作完全搅在一起互相干扰，你会觉得比上班还累的。

高效协同办公，节约IT资源

前面介绍了，在每天的时间表里，优先级最高的是与同事协同办公时段，主要是会议、交流讨论等活动。这些活动是多人参与，而且交互性比较强，如果高效就是节约自己和大家的时间，反之就是极大的浪费。

远程协同办公的效果往往不如现场会议，最主要的原因就是多人发言而导致相互影响干扰，还有就是在协同过程中，由于信息显示不完整以及通信延迟等原因，无法准确地判断发言者及其表达的内容。

这方面我的经验是一些小技巧：

1、发言的时候先自报家门，然后尽量用一整段话完整地表达自己的观点，避免你一言我一语的交互式讨论。

2、确实需要交互式的讨论，其他与会者就要控制住自己发言的冲动，等到两个人讨论之后再表达。

3、会议的主持者非常重要，要掌控好节奏和秩序，还要兼顾时间和与会者的参与程度，主持难度比现场会议大多了。

4、远程协同办公非常耗神，无法是发言还是听会都不轻松，所以这种协同办公的时间不能太长；如果是多个议题，中间就要留一些休息的时间。居家办公的环境不能和办公室比，专注度很难长时间保持，所以协同办公必须拒绝拖沓冗长，不是特别必要的就先缓缓吧。

如今国内的通信基础设施已经非常发达，无论身在何地，都具备非常不错的通信条件；而且各种远程办公的软件也开发出了各种应用。那是不是意味着，远程协同办公是不是不用考虑基础设施资源的问题？

我的经验是：基础设施以及协同办公的资源，能省尽量省，可用就好，不必追求时髦。

能用线上对话解决，就不打电话。

能用电话解决，就不开电话会。

能用电话会议解决，就不开视频会。

这种节约并不是抠门的葛朗台，而是越简单的方式占用资源越少，稳定性也越强，体验也不差。

很多协同办公的工具，从某个维度看可能体验更好，比如视频会议让大家更有亲近感。但是视频如果频繁卡顿，或者由于某个接入用户的网络质量差，而把一个会搞得磕磕巴巴，那实际上降低了工作效率。

再举一个例子：在内网工作时喜欢采用频繁交互的方式开发编程。但在外网远程工作时，每登录一次都需要通过严格的安全认证等一系列操作，这种情况下就需要改变自己的习惯，把频繁交互的工作模式变为两阶段提交。这样一方面是节省了IT资源，更重要的是减少了"做一个动作等半天"的情况发生，有助于更顺畅地工作。

总之，如今是非常时期，远程办公工具简单可用有效就好，不一定用到那么多花样。先解决有还是没有的问题，之后才是完善优化和升级，对于大多数企业来说，刚刚体验远程协同办公的时候，别想太多。

结语

目前绝大部分企业还处于"暂停"状态。那么这种情况下适合做什么呢？

培训是磨刀不误砍柴工，蒙眼狂奔已久，现在被迫停下来，正好可以调整队形，组织员工进行知识和能力的补充，为接下来的发展积蓄力量。

培训的内容可以分成标准化培训和互动性培训，前者适合网课，把课程录下来放在网上，便于学员利用碎片时间反复学习和理解。后者适合进行尖端前沿知识的传播，当时没听懂的再通过各种线上渠道答疑，达成充电的效果。

这个时间组织对此前工作的复盘反思，也是非常不错的。相互隔离的状态，有利于培养人的独立思考能力，可以先介绍成功或者失败的案例，然后再组织团队成员进行分析和探讨，休战期练兵，重新作战时更有战斗力。

今天已经是正月十六，没有一个春天不会到来。

祝大家健康。

加油！

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